Inleiding
SV Eemnes is een vereniging die drijft op de inzet van vrijwilligers, voetballers en niet voetballers. Momenteel zijn er meer dan 200 vrijwilligers actief. De ene vrijwilliger besteed meer tijd aan de SV Eemnes dan de andere. Dat geeft niet, iedere bijdrage hoe klein ook wordt op prijs gesteld. Willen we de continuïteit van de vereniging waarborgen dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Het spreekwoord ‘Vele handen maken licht werk’ is zeker van toepassing op onze vereniging. Het alternatief kan zijn het aantrekken van enkele betaalde professionele krachten, echter dit zal leiden tot een zeer forse contributieverhoging, wat het bestuur als ongewenst heeft bestempeld. Tenslotte willen we het voetballen bij onze vereniging zoveel mogelijk voor iedereen bereikbaar maken door:
> groei welke wij als vereniging meemaken;
> het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben of er voor over hebben;
> het niet willen aanstellen van betaalde krachten;
> duidelijkheid te geven omtrent vrijwilligersbeleid;
> hebben wij binnen onze vereniging dit vrijwilligersbeleid geformuleerd.
Hoe werkt in het rechtsverkeer de vereniging
De leden hebben het in belangrijke mate voor het zeggen. De Algemene Leden Vergadering, ALV, kiest een bestuur, stelt de begroting en de jaarrekening vast, dechargeert de penningmeester op basis van advies van de kascommissie en bespreekt zaken welke de vereniging aangaat. Het bestuur legt verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering en bestuurt de vereniging opdat de doelstellingen, neergelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement worden gerealiseerd.
In artikel 3 van de statuten is het doel van de SV Eemnes omschreven: ‘De vereniging heeft tot doel het doen beoefenen en bevorderen van de voetbalsport in al zijn verschijningsvormen.’ Dit doel wordt onder andere bereikt door het geven van oefengelegenheid, deelname aan competitie en andere wedstrijden, team- en andere bijeenkomsten en het organiseren van evenementen. De vereniging bestaat uit actieve leden, onderverdeeld naar jeugd en senioren, vrijwilligers, donateurs en ereleden en leden van verdiensten. Jeugdleden kunnen vrijwilligerstaken uitoefenen maar juridisch gezien zijn het hun ouder(s) of verzorger(s) die als wettelijk vertegenwoordiger van het actieve lid verantwoordelijk worden gesteld voor het invullen van de vrijwilligerstaak van de vereniging.
Actieve leden zijn zij, die gerechtigd zijn aan wedstrijden deel te nemen, dan wel werkzaamheden verrichten op organisatorisch/bestuurlijk vlak in of buiten verenigingsverband, doch behorende tot de organisatie van de vereniging. Ondersteunende leden zijn zij, die financieel de vereniging een periodieke bijdrage verlenen. Ereleden en leden van verdiensten zijn zij, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur door de Algemene Leden Vergadering als zodanig zijn benoemd.
Uitgangspunten vrijwilligersbeleid
> SV Eemnes doet een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging;
> SV Eemnes vervult ook een sociale en maatschappelijke functie. Leden dragen daar in bij en hebben daar zelf baat bij;
> Behoudens enkele uitzonderingen wordt door de SV Eemnes geen geldelijke vergoeding gegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk;
> Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij de SV Eemnes. Een vrijwilliger die binnen de SV Eemnes een taak verricht draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Van vrijblijvendheid mag geen sprake zijn;
> Voor het verrichten van een vrijwilligerstaak/taakplicht geldt voor ouders van de jeugd- en senior leden geen verplichting;
> SV Eemnes stimuleert vrijwilligers cursussen te volgen. Bijvoorbeeld voor trainer- en scheidsrechteropleidingen;
> SV Eemnes zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen;
> Het moet leuk zijn om bij de SV Eemnes een functie uit te voeren.
Vergoedingen en fiscale aspecten
Het uitgangspunt bij de SV Eemnes is dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun verrichtte werkzaamheden. Een paar uitzonderingen zijn er wel:
> de heren senioren selectie heeft een betaalde trainer, dit is de enige persoon bij de SV Eemnes die een officiële arbeidsovereenkomst heeft met de vereniging. Over het salaris worden ook sociale lasten betaald;
> Een aantal vrijwilligers ontvangen een vrijwilligersvergoeding, dit zijn de mensen die bijvoorbeeld de accommodatie schoonhouden en kleine werkzaamheden uitvoeren.
Dit zijn vrijwilligers die activiteiten uitvoeren voor werkzaamheden waarvan de commerciële tarieven significant hoger zijn dan de hoogte van de vrijwilligersvergoedingen.
Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. Onkosten zoals hier bedoeld zijn bijvoorbeeld: telefoonkosten, reis- en verblijfkosten, materiaalkosten,vergaderkosten, postzegels. In principe kunnen deze kosten gedeclareerd worden. Het is de gewoonte dat hier terughoudend mee wordt omgegaan.
De kosten voortvloeiende uit het volgen van cursussen, het voeren van correspondentie, de aanschafvan materialen, het huren van sportzalen en dergelijke dienen uiteraard niet ten laste te komen van vrijwilligers. Vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten worden vergoed op basis van een door de betreffende vrijwilliger ingediende en ondertekende declaratie. Bij het declareren dienen nota’s, kassabonnen of andere betalingsbewijzen te worden overhandigd. Onkostenvergoedingen op basis van declaraties hoeven niet door de fiscus te worden aangegeven. De fiscus staat toe dat aan een vrijwilliger, anders dan vergoedingen op declaratiebasis, een vaste vergoeding mag worden toegekend. Afspraken over uitkeren van een eventuele vaste onkostenvergoeding worden individueel gemaakt en vastgelegd met betreffende vrijwilliger.
Vrijwilligers kunnen ook een andere vorm van vergoeding krijgen dan een financiële . Bijvoorbeeld een extraatje in de vorm van een cadeaubon. Formeel is hier geen maximum aan gesteld, mits de toekenning niet lijkt op een reguliere betaling. Het is aan de belastinginspecteur om te beoordelen wat wel en niet toelaatbaar is. De ficus kan in principe cadeaubonnen gelijk stellen aan geld en soms aan loon.
Onderstaand een overzicht van een aantal regelingen:
> TC en TC3. De vereniging vergoedt de cursus. De desbetreffende personen committeren zich om de 2 jaar na het behalen van het diploma trainersactiviteiten zonder vergoeding uit te voeren voor de vereniging. De vereniging stimuleert dat meerdere mensen jaarlijks dit diploma kunnen behalen;
> De vereniging stimuleert dat alle trainers deze module behalen en vergoedt deze cursus. De desbetreffende personen committeren zich om vervolgens 1 jaar na het behalen van het diploma trainersactiviteiten uit te voeren voor de vereniging;
> Alle scheidsrechters ontvangen 2 muntjes voor een gefloten wedstrijd;
> Alle leiders ontvangen 2 muntjes per gespeelde wedstrijd.
Met een muntje kan een regulier drankje worden gekocht, met twee muntjes kan een broodje of iets dergelijks worden gekocht. Met deze muntjes dient te worden betaald.
Verzekeringen
Het bestuur van de SV Eemnes wijst inzake enkele persoonlijke verzekeringen op het volgende.
De SV Eemnes gaat er van uit dat iedereen persoonlijk verantwoordelijk is voor de volgende verzekeringen:
> Een aansprakelijkheidsverzekering (WA);
> Een ongevallen verzekering;
> Een autoverzekering;
> Een auto – inzittendenverzekering, SV Eemnes heeft bij de KNVB een collectieve verzekering afgesloten (?). Deze verzekering dekt die kosten welke in uitzonderlijke gevallen voorkomen en niet door de reguliere verzekeringen worden gedekt (vangnet-verzekering).
Spelregels vrijwilligersbeleid
Om te komen tot het goed functioneren van het vrijwilligersbeleid is het zaak een aantal spelregels op te stellen over de wijze waarop het vrijwilligersbeleid wordt vorm gegeven. Deze spelregels vormen het uitgangspunt voor de invulling van het vrijwilligersbeleid en zullen elk seizoen worden getoetst op praktische haalbaarheid en indien nodig aangepast.
Om te komen tot een goed functionerend vrijwilligersbeleid is het noodzakelijk toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleid. De volgende spelregels/uitgangspunten zijn van toepassing:
> Binnen onze vereniging onderscheiden we twee categorieën vrijwilligers, niet betaalde en betaalde vrijwilligers;
> Om een goede positie aan het begin van ieder seizoen of aan het einde van het aflopende seizoen te verkrijgen worden de leden opgeroepen hun wijzigingen in voorkeur voor het vervullen van een vrijwilligerstaak en ook ten aanzien van tijden waarop dit gewenst is om te vervullen. Wanneer geen reactie wordt ontvangen wordt ervan uitgegaan dat een vrijwilligerstaak van het ene op het andere seizoen wordt voortgezet;
> Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dat ieder lid dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van onze jeugdleden tenminste één vrijwilligerstaak of taakplicht vervult.
Jeugdleden van 14 jaar en ouder kunnen in plaats van hun ouder(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak met uitzondering van een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar;
> Wanneer de vrijwilligerstaak op het afgesproken tijdstip niet wordt vervuld kan aan het lid of de ouder(s)/verzorger(s) van het lid een boete in rekening gebracht van €25,=. Het bestuur van de SV Eemnes behoudt zich het recht voor dit bedrag per seizoen te kunnen verhogen.
De opbrengst van de boete zal ten goede komen aan de jeugd;
> Is een vrijwilligerstaak eenmaal ingeroosterd dan kan men dit in principe niet meer afzeggen. Er wordt opgerekend dat deze taken worden uitgevoerd. Wel staat het iedereen vrij om te ruilen.